AKD

 

Cara Melakukan Proses Analisa Kebutuhan Pelatihan yang Benar

Pelatihan SDM biasa juga disebut dengan training. Proses pelatihan ini dilaksanakan untuk mengembangkan kinerja yang dimiliki oleh SDM tersebut guna mendukung sebuah organisasi dalam mencapai tujuannya. Dalam pelatihan tersebut, tentu dibutuhkan sebuah analisa kebutuhan pelatihan SDM sebagai sebuah data yang dikumpulkan untuk menentukan apa saja kebutuhan yang harus dipenuhi untuk kelancaran dan keefektifan dari pelatihan tersebut. Analisa kebutuhan tersebut juga menjadi dasar penentu atas keberhasilan pelatihan SDM  yang akan dilakukan.

Walaupun demikian, tidak sedikit organisasi yang melakukan pelatihan atau pengembangan tersebut tanpa melakukan analisis kebutuhan terlebih dahulu. Resiko sebuah pelatihan tanpa analisa kebutuhan pelatihan SDM pun harus mereka hadapi dengan diklat yang cenderung berjalan tidak efektif.Ketika analisa kebutuhan dibuat terlebih dahulu, maka pengembangan pelatihan yang dilakukan pasti akan menjadi sebuah solusi bagi masalah yang selama ini terjadi di tempat kerja para SDM tersebut.

Proses analisa kebutuhan sendiri sifatnya berkelanjutan dan dipandang sebagai sebuah upaya mahal yang sebetulnya merupakan cara dalam meningkatkan bottom line dalam sebuah organisasi. Analisa kebutuhan pelatihan SDM karena informasinya dikumpulkan kemudian dianalisis, tentu rencananya bisa dibuat. Analisa akan menentukan apa saja kebutuhannya, kemudian identifikasi atas apa yang diperlukan dalam pelatihan pun bisa dilakukan. Selanjutnya, pemeriksaan dari jenis hingga ruang lingkup yang dibutuhkan dalam mendukung efektifnya program pelatihan yang dilakukan oleh SDM pun bisa dilakukan. Dimana, dalam analisa kebutuhan yang dilakukan tersebut, sebuah instansi atau organisasi juga memiliki tujuan dalam mencari informasi mengenai pengetahuan dan kinerja optimal yang dimiliki oleh peserta atau SDM tersebut berikut pengetahuan dan kinerja aktualnya saat ini, perasaan baik peserta maupun orang penting dalam organisasinya, penyebab serta solusi dari semua masalah yang ada.

Untuk analisa kebutuhan pelatihan SDM sendiri, dalam pengertiannya memiliki beberapa arti yang pengertiannya tidak jauh dari upaya dalam menganalisa serta mendiagnosa sebuah organisasi bersama dengan tugas dan para karyawannya. Ada juga pengertian lain berupa proses penentuan sebuah alasan dan akibatnya. Dimana, dalam pengertian tersebut dimaksudkan sama untuk sebuah identifikasi hingga pemilihan yang nantinya akan menghasilkan tentang apa saja yang diperlukan untuk kemudian dikembangkan dan didapatkan hasilnya dari pelatihan pengembangan yang dilakukan.

Terlepas dari berbagai pengertian yang dikeluarkan sebagai teori, analisa kebutuhan atau Training Need Assement, TNA sendiri secara umum diartikan sebagai sebuah proses percobaan dalam diagnostic atau identifikasi dari berbagai kebutuhan sebuah organisasi dimana hasilnya berpotensi untuk dipenuhi dalam pelatihan tersebut. Bahkan, bisa juga yang terjadi adalah sebaliknya.

Alasan TNA harus dilakukan, secara umum ada empat:

1.   Mengidentifikasi masalah dalam sebuah organisasi. Manajemen dan kepegawaian harus memahami apa masalah yang dihadapi oleh SDM tersebut guna mendapatkan metode pelatihan yang tepat.

2.         Mendapatkan dukungan pihak manajemen. Maka, harus dipastikan bahwa pelatihan yang akan dilakukan bisa memberi pengaruh kepada SDM dengan peningkatan kinerja di tempat kerjanya.

3.     Mengembangkan data evaluasi dimana dalam analisis kebutuhan pertama, yang akan dikur pelatih adalah efektivitas programnya.

4.         Menentukan biaya serta manfaat dari pelatihan yang akan dilakukan. Sehingga, pelatihan tidak dianggap sebagai sebuah penghambat atau hanya bagian dari membuang-buang waktu dan biaya melainkan sebuah kontribusi penting dalam mencapai tujuan organisasi tersebut.

Sehingga, akan didapatkan berbagai manfaat antara lain berupa:

1.    Masukkan bagi pimpinan organisasi atau institusi tersebut agar lebih meningkatkan lagi kinerja para pegawai atau SDM yang dipimpinnya baik dalam hal kualitas maupun produktivitasnya.

2.    Menambah wawasan dan pengetahuan kepada para pegawai atau SDM tersebut dalam memahami ruang lingkup pekerjaannya serta memberikan mereka ukuran akan sejauh mana ketepatan mereka dalam menjalankan tugasnya selama ini.

Melihat dari alasan, tujuan, dan manfaatnya, secara umum dapat disimpulkan juga bahwa dengan adanya analisa kebutuhan pelatihan SDM tersebut, pelatihan yang dilakukan akan lebih tepat sasaran. Analisa merupakan sebuah desain sistem efektif untuk memecahkan masalah dengan pelatihan sebagai jalan pemecahannya. Ketika sebuah pelatihan tidak bisa menghasilkan apapun, maka bisa dipastikan jika desain sistem yang dibentuk tersebut buruk.

Baik manajemen atau profesional dari SDM tersebut juga perlu menyadari bahwa pelatihan bukan sepenuhnya penyembuh atau obat bagi semua masalah yang terjadi dalam sebuah organisasi.Akan tetapi, pelatihan harus bisa dijadikan motivasi serta alat dalam memperbaiki kinerja untuk merubah kinerja buruk yang selama ini dilakukan. Jadi, dengan kata lain, pelatihan SDM tersebut akan memberikan pengetahuan dan meningkatkan keterampilan yang karyawan atau pegawai pelukan dalam mencapai tujuan organisasi dimana mereka bekerja.

Pelatihan juga tepat dikatakan sebagai sebuah investasi namun bukan diukur atas biaya yang dikeluarkannya melainkan keterampilan dan pengetahuan yang akan diberikan dan ditingkatkannya. Dimana, untuk mendapatkan semua itu sebelumnya Anda memerlukan pendekatan berupa analisis, seperti yang sudah dijelaskan di atas.

Alat yang bisa Anda gunakan untuk melakukan analisa kebutuhan pelatihan SDM yang efektif yaitu dengan wawancara dan observasi. Pendekatan ini akan memberi gambaran yang lebih jelas tentang setiap individu dan kebutuhannya nanti dalam pelatihan yang akan dilakukannya tersebut.

Jenis Analisa Kebutuhan Training

Training atau pelatihan merupakan kegiatan penting yang biasanya akan dilaksanakan untuk memberikan bekal pengetahuan baru atau memberikan motivasi tertentu kepada karyawan di sebuah perusahaan.  Training sangat berguna untuk meningkatkan kompetensi dan skill karyawan sehingga perusahaan bisa diuntungkan dengan peningkatan mutu manajemen, mutu profesionalitas, dan yang paling penting adalah peningkatan produktifitas perusahaan.Pelatihan atau Training Tidak Bisa Dilakukan Begitu Saja Tanpa Persiapan yang Matang Training dalam bahasa bisnis merupakan sebuah investasi yang harus dikalkulasi untung dan ruginya. Sejatinya, sebuah investasi adalah sejumlah modal yang dikeluarkan oleh perusahaan dengan harapan agar produktifitas perusahaan tersebut bisa meningkat.

Hal inilah yang menjadikan Analisa Kebutuhan Training sangat diperlukan sebelum melakukan training agar perusahaan bisa  mengetahui dengan pasti konsep training seperti apa yang paling dibutuhkan oleh para karyawan.

Jika perusahaan Anda ingin menyelenggarakan sebuah training untuk karyawan, maka hal pertama yang harus dilakukan adalah melakukan Analisa Kebutuhan Training untuk mengetahui dengan pasti jenis training apa yang paling dibutuhkan.

Pada dasarnya, ada tiga jenis analisis kebutuhan training yang selama ini dikenal yaitu:

1. Task Analysis

Jenis analisa yang satu merupakan analisa training yang lebih menekankan pada kebutuhan training untuk satu jenis posisi di perusahaan misalnya analisa training untuk posisi kepala divisi atau analisis training untuk posisi manager. Biasanya analisis ini akan mengkaji dengan detail mengenai  jenis kemampuan atau kompetensi apa saja yang dibutuhkan oleh sebuah posisi di perusahan tertentu. Tugas dan kompetensi sebuah posisi di satu perusahaan dengan perusahaan lain yang memiliki bidang bisnis berbeda tentunya akan sangat berbeda.

Dalam penelitian training ini yang menjadi fokus utama adalah tugas darei posisi atau jabatan bukan dari perseorangan atau orang yang menjabat posisi tersebut.Melalui Analisa Kebutuhan Training ini perusahaan nantinya akan dapat merumuskan jenis training apa yang paling tepat untuk sebuah posisi di perusahaan.Pelatihan yang sudah dirancang dengan baik berdasarkan data dari analisis akan distandarkan dan kemudian akan dipraktekkan kepada semua karyawan di posisi yang bersangkutan.

2. Person Analisis

Jika task analisis ditujukan untuk meneliti kebutuhan training di sebuah posisi, maka person analysis ditujukan kepada orang yang memegang suatu jabatan atau posisi di perusahaan. Dalam analisis ini akan diteliti kemampuan dan kompetisi seorang karyawan. Dari hasil penelitian tersebut akan diketahui kelebihan dan kekurangan apa saja dari karyawan tersebut. Dari data inilah nantinya bisa disusun sebuah materi training yang bisa memperkuat kemlebihan dan memperbaiki kelemahan si karyawan yang bersangkutan.

Analisa Kebutuhan Training jenis person analysis akan ditetapkan levelnya oleh perusahaan yang bersangkutan. Misalnya untuk posisi manajer, ada beberapa jenis kompetensi yang harus dimiliki misalnya adalah skill kepemimpinan, skill komunikasi, dan seterusnya. Seorang manajer akan diberikan assessment untuk mengetahui level kompetensinya. Jika misalnya dari semua jenis kompetensi ada yang nilainya rendah, maka manajer tersebut akan mendapatkan training tambahan untuk mengasah kompetensi yang dirasa masih kurang.

3. Organizational Analysis

Organisational Analysis merupakan Analisa Kebutuhan Training yang diperuntukkan bagi perusahaan untuk merespon perkembangan dan persaingan di dunia bisnis yang semakin luas dan terus berkembang.Contohnya adalah ketika sebuah perusahaan perbankan ingin membidik pasar yang lebih luas misalnya adalah kredit usaha kecil, maka akan diperlukan kemampuan dan skill baru di bidang kredit mikro dan di bidang UKM.  Berdasarkan kebutuhan ini, maka lembaga training akan menyusun sebuah materi training yang dapat membekali semua karyawan bank dengan pengetahuan dan skill mengenai kredit mikro usaha kecil menengah.

Panduan Lengkap Membuat Training Need Analysis

Setiap perusahaan atau organisasi tentu membutuhkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang handal alias top performance dalam segi kemampuan, karakter, dan pemikiran. Untuk itulah, perusahaan biasanya membuat training atau pelatihan bagi karyawannya. Agar tepat sasaran, pelaksanaan pelatihan harus disesuaikan dengan kebutuhan apa yang di perlukan oleh perusahaan tersebut. Artinya, suatu perusahaan tidak bisa serta merta mengadopsi bentuk pelatihan dari perusahaan lainnya karena kebutuhannya berbeda. Dalam upaya penetuan pelaksanaan pelatihan yang tepat sasaran itulah dilakukan sebuah Training Need Analysis (analisis kebutuhan pelatihan).

Training Need Analysis (TNA) merupakan suatu proses identifiasi dan analisis tentang kebutuhan pelatihan atau program pengembangan potensi Sumber Daya Manusia (SDM) di dalam sebuah organisasi atau perusahaan dengan tujuan akhir adalah peningkatan performa SDM.

Dalam menyusun TNA, terdapat beberapa pendekatan analisis yang harus diperhatikan. Sebagaimana yang disadur dari laman hr-guide, pendekatan tersebut dibagi menjadi:

1.               Analisis Organisasi

2.               Analisis Individu

3.               Analisis Kompetensi Kerja

4.               Analisis Performa

5.               Analisis Konten

6.               Analisis Kesesuaian Pelatihan

7.               Analisis Biaya-Manfaat.

Dari analisis-analisis tersebut itulah yang dijadikan panduan dalam membuat Training Need Analysis sebagaimana tahapan berikut ini.

1.               Menentukan Hasil yang Diharapkan

Seperti yang sudah disinggung di awal, pelatihan dibuat sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan atau organisasi. Ini artinya dalam membuat TNA juga harus ditentukan keberhasilan seperti apa yang diinginkan. Untuk menentukan hasil yang diharapkan ini bisa disesuaikan dengan masalah apa yang hendak diselesaikan dan hal apa yang ingin diperbaiki. Hal lain yang juga bisa dipertimbangkan adalah perilaku atau kepribadian seperti apa yang diharapkan dimiliki karyawan untuk mencapai misi perusahaan.

Dalam menentukan hasil yang diharapkan ini juga berkaitan dengan pendekatan berbasis analisis organisasi. Hal ini karena melalui analisis organisasi dapat diketahui bahwa organisasi memiliki respon akan dinamika bisnis. Perusahaan memiliki peluang perubahan rencana strategis yang harus diantisipasi termasuk melalui pelatihan.

2.                 Melibatkan Karyawan

Agar proses TNA benar-benar tepat sasaran, perusahaan harus terbuka pada karyawannya untuk menyampaikan tujuan apa yang diharapkan dari pelatihan yang akan dilakukan. Hal ini penting agar setiap karyawan memahami proses pelatihan yang meraka jalani serta keuntungan apa yang akan mereka dapat. Dengan demikian, keterlibatan karyawan ini akan membuat mereka lebih menghargai akan setiap pelatihan yang diberikan perusahaan.

3.                Mengidentifikasi Kompetensi yang Dibutuhkan

Melibatkan karyawan dalam proses TNA juga berguna untuk mengidentifikasi kompetensi apa yang sudah dimiliki karyawan dan apa yang dibutuhkan untuk meningkatkan kompetensi tersebut. Gap atau kesenjangan yang didapatkan inilah yang menjadi rujukan atau dasar dalam memutuskan kebutuhan pelatihan yang harus disiapkan sehingga hasilnya juga maksimal.

Hal ini juga berkaitan dengan pendekatan analisis kompetensi kerja. Identifikasi kebutuhan kompetensi selayaknya didasarkan pada masing-masing jabatan karena setiap posisi membutuhkan kompetensinya

4.               Menentukan Metode Terbaik

Setelah mengetahui apa yang diharapkan dari pelatihan dan mengetahui kompetensi apa yang dibutuhkan karyawan, artinya perusahaan bisa menentukan metode apa yang terbaik untuk digunakan. Ada beberapa macam metode pelatihan yang dikenal yaitu on the job training, mentoring dan coaching, ceramah, buku dan e-book, serta e-learning.

Dalam menentukan metode pelatihan terbaik juga dibutuhkan modul. Modul ini bisa dibuat oleh perusahaan sendiri (building) atau membeli modul pelatihan dari pihak lain. Alternatif terbaik adalah dengan menggabungkan keduanya dimana modul pelatihan bisa disusun oleh pihak ketiga (konsultan) dan juga melibatkan unsur karyawan dari perusahaan.

5.                Memperhatikan Biaya, Waktu, dan Tenaga yang Dibutuhkan

Pelatihan yang melibatkan karyawan tentunya membutuhkan biaya, waktu, serta tenaga lebih. Hal ini juga harus diperhatikan agar pelatihan tidak mengganggu terlalu banyak akan proses produksi di perusahaan. Bagaimanapun, pelatihan membuat waktu kerja menjadi tidak aktif, biaya yang tidak sedikit, kebutuhan panitia, dan persiapan lainnya yang harus diperhitungkan.

Training Need Analysis : Menyusun Program Pelatihan

Training Need Analysis : Menyusun Program Pelatihan

Salahsatu tugas dari HR adalah menciptakan employs champion, yakni menciptakan karyawan yang memiliki jiwa pemenang, salah satunya adalah dengan menyusun program pelatihan dan pengembangan karyawan secara berkala.  Namun ada kalanya dalam menetapkan program pelatihan, perusahaan tidak memiliki standar dalam dalam merumuskan pelatihannya sehingga, tujuan dari diselenggarakan pelatihan menjadi tidak tercapai. Lantas apa yang harus dilakukan perusahaan agar program pelatihan yang diselenggarakan dapat bermanfaat bagi tujuan organisasi?Training Need Analysis atau disebut juga dengan TNA adalah serangkaian proses yang dilakukan perusahaan untuk merumuskan rencana pelatihan, biasanya terdapat 3 pendekatan dalam melakukan training need analysis, yakni :

Pertama, Organizational-based Need Analysis, Analisa kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada kebutuhan strategis perusahaan dalam merespon dinamika bisnis masa depan. Kebutuhan strategis perusahaan dirumuskan dengan mengacu pada dua elemen pokok : Corporate Strategy dan Corporate Values.

Setidaknya ada 7 faktor kunci keberhasilan organisasi, yaitu :

1.               Planning,

2.               Communication,

3.               Teamwork,

4.               Service,

5.               Learning Climate,

6.               Leadership,

7.               Development

 

 

·  Faktor ini di-ases untuk mengidentifikasi pada faktor apa perusahaan masih mengalami kekurangan yang paling besar, dan karenanya perlu di-prioritaskan pengembangan pelatihannya.

 

Kedua, job Competency-based Need Analysis, adalah analisa kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada profil kompetensi yang dipersyaratkan untuk setiap posisi/jabatan, yakni analisa kebutuhan pelatihan berdasarkan kebutuhan peningkatan skill kerja seperti, kemampuan komunikasi, dan kerjasama.

Untuk itu diperlukan Identifikasi Profil Kebutuhan Kompetensi Tiap Jabatan, selanjutnya Memilih Modul Training yang Relevan sesuai dengan Kebutuhan Kompetensi, Seperti contoh yang berikut ini :

 

Ketiga, Person Competency-based Need Analysis, adalah analisa kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada gap (kesenjangan) antara level kompetensi yang dipersyaratkan dengan level aktual karyawan (individu), seperti keahlian teknis, operasional dan semua pelatihan yang berhubungan dengan skill dan pengetahuan kerja individu.